På Triggerfish får vi ta del av många upphandlingar. I dessa beskrivs ofta bolaget utförligt och man har även ofta en väldigt teknisk kravställning av projektet. Det vi i många fall saknar är att man går till botten med effektmål och utifrån detta delar upp projektet i hur vi som byrå och samarbetspartner skall uppnå dessa mål.

Drivkraft till att formulera effektmål

Har inte alla projekt ett tydligt effektmål? Det låter kanske som en självklarhet men är sällan det. Testa gärna dig själv: Kan du formulera de exakta effektmålen i det senaste projektet du jobbade i? Ett test på att vi gör denna fas rätt är att det finns en lösningshöjd, att det går att föreslå alternativa lösningar på problemet. Detta skapar förutsättningar för innovation.

Effektmål handlar om själva motivering till ett projektet. Varför investerar vi pengar i detta? Vad är det vi vill åstadkomma / vilken effekt vill vi uppnå? Utan effektmål blir det svårt att prioritera och det kan även bli svårt att kommunicera kring ett projekt.

Projektmål vs Effektmål

Att använda effektmål i kombination med projektmål är en stor fördel för både projektledare och kund. Att formulera projektmål tycks vara relativt vanligt men däremot förbiser vi alltför ofta formuleringen av effektmål när ett större projekt dras igång. Projektmål fokuserar på det resultat som vi vill att kunden ska uppleva och handlar ofta om att vi vid ett visst datum, till en viss budget ska ha uppnått detta.
Effektmål uttrycker däremot den påverkan/förändring, det behov som kunden vill fylla. Genom att ta fram effektmål blir det tydligt för alla parter, vad som är viktigt för organisationen. Då blir det även enklare att förstå dessa mål även om just dina egna önskemål inte tillgodoses.

Problemet med projektmål är att vi ofta ”tror” att bara vi levererar dessa funktioner så kommer vi även att uppnå effekten. Men så fungerar det dessvärre inte alltid i praktiken. De initiala kraven vi tar fram är enbart gissningar och vi vet ofta väldigt lite om dessa krav faktiskt har någon reell effekt.

Självklart ska vi inte förkasta projektmålen, men det är mycket effektivare att även under projektet fokusera på just effekterna. Det spelar ju egentligen ingen roll om ett projekt levereras i tid, med alla funktioner på plats och inom budget om inga effekter uppnås. Problemet är att vi ofta låser våra avtal kring just projektmålen, vilket leder till att leverantörer och beställare faktiskt inte kan fokusera på effekterna. Det finns helt enkelt ingen drivkraft för detta.

Agilt

Lösningen på den utmaningen handlar i grunden om att driva agila projekt, där man undviker att låsa omfånget och kraven så att man faktiskt kan ta nya beslut under projektet gång när man lär sig nya saker.

Skillnaden på projektmål och effektmål

Ett (smart;-) sätt att formulera effektmål är att utgå från S.M.A.R.T.A (Specifika, Mätbara, Accepterade, Relevanta, Tidssatta och Attraktiva) mål när man definierar sina effektmål.

Effektmål exempel

Projektmål exempel

Vad är fördelen med att använda effektmål?

Med hjälp av specifika och mätbara effektmål kan projektledaren på ett bättre sätt se till att resultatet av projektet uppfyller de behov som kunden har och förväntar sig. Det hjälper också kunden att på ett tydligare sätt definiera sina egna behov. I många fall är kunden osäker på vad som egentligen önskas som t ex uttrycks som ”vi vill öka försäljningen” eller ”vi behöver ett nytt sätt att kvalitetssäkra våra produkter på”, och i sådana fall blir det svårt för en projektledare att ta sig an ett projekt utan att gräva djupare. Att definiera smarta projekt- och effektmål är ett sätt för projektledaren att förtydliga vad som ska göras under projektets gång och vad det är kunden vill ha.

När effektmål ska formuleras så kan också kommunikationen mellan projektledaren och kunden förbättras genom att båda tillsammans diskuterar och kommer överens om vad det är som ska uppnås i projektet. Dessutom kan kunden lättare följa i utvecklingen under projektets gång och ha löpande synpunkter.

Generellt så blir projektresultaten mer lyckade när projektledaren även formulerar effektmål eftersom det blir lättare för alla i projektet att veta vart de strävar. Det finns en risk för osäkerhet om vad som ska levereras, bland de involverade i ett projekt om det inte finns effektmål. Risken är då att resultatet levereras på ett lyckat sätt men det blir inte riktigt som kunden tänkt sig, eller det ger rättare sagt inte den effekten som kunden förväntade sig. Det är just detta som effektmål handlar om.

Projektmål och effektmål går hand i hand och när man har formulerat det behov som kunden har så kan man utifrån det formulera projektmål och effektmål tillsammans med kunden. Då kan också projektledaren vara säker på att hen levererar det resultat som förväntas av projektet och kunden kan känna sig trygg i att projektet har lett fram till de effekter som man definierat att man vill uppnå. Alltså har både kund och leverantör/projektledare – alla – att vinna på att effektmål alltid formuleras i inledningen av ett projekt.

Prata gärna med våra projektledare för att ta hjälp med att definiera effektmål för ert nästa digitala projekt.