När pandemin tågade in genom dörren tågade de fysiska mötena ut. Vi behövde därför ett digitalt verktyg som hjälpte oss fortsätta ha engagerande, roliga och inbjudande workshops i alla våra projekt. Vår lösning blev Miro.
Himmelriket för post-it-älskare
Lite skämtsamt skulle man kanske säga att om du vanligtvis älskar övningar med post-it-lappar så älskar du Miro. Man kan visserligen göra otroligt mycket mer än att skapa, kategorisera, flytta och rösta på post-its men det är ändå det första vi hade behov av när fysiska möten uteblev.
Miro är som en digital whiteboard-tavla och en ypperlig plattform för att samarbeta, dela och hålla ordning på info. Vi använder det primärt för att planera, genomföra och dokumentera många av våra möten och workshops, både internt och externt.
Men vi (och du) kan även använda det för att:
- konceptualisera, skissa och prototypa ideér
- planera agila work flows
- samla målgruppsinsikter, göra user story-mapping och skapa kundresor
- bygga och synka timelines
- lista, kategorisera och strukturera allt mellan himmel och jord.
Vi använder det också för att inspirera deltagarna under en workshop genom korta föreläsningar eller genom att visa exempel, allt i samma yta.
Maria Duner, Digital analytiker
3 starka fördelar med Miro i workshops
1. Den som vanligtvis skriker högst hörs inte mest
I Miro finns alla möjligheter i världen att rätta till den ofta förekommande obalansen som brukar uppstå i möten där deltagarna är från olika delen av en verksamhet. Det är alltid någon eller några som säger mycket medan andra förblir tysta. Det kan bero på personlighetsdrag men det kan också bero på att det finns en hierarki i rummet som gör att det låser sig lite. I Miro får alla komma till tals. Alla får bidra till tavlans innehåll och beskriva med egna ord vad de menar. Alla röster i rummet hörs. Sånt gillar vi.
2. Någon slipper sammanfatta resultatet efteråt
Dokumentation. Det ordet kan få även den mest skrivälskande människan att rysa. Men, det är ju trots allt det absolut viktigaste resultatet av en workshop och något som bara måste göras. Utan dokumentationen är vi lika blinda för fortsättningen som innan vi satt oss vid det virtuella bordet. Här är Miro förträffligt.
Eftersom allt dokumenteras under workshopens gång så finns materialet där vilket är skönt. Du slipper tolka vad någon sa, det står där i deras egna ord, på “papper”.
Maria Duner, Digital analytiker
3. Hjälper oss komma överens (nästan jämt)
En av de största fördelarna är att den gemensamma ytan hjälper oss att lösa ut frågor eller åsikter som krockar. Istället för att hamna i diskussioner som ”du sa det här och han sa det här” så blir tavlan en neutral plats där vi ser samma sak. Visualiseringen hjälper våra kunder (och ibland tvingar dem) att linjera sina förväntningar och förankra sina ställningstagande. Både inom sin egen verksamhet och mot oss som byrå.
Diskussionerna är otroligt viktiga, inte bara inputen. Vi röstar ofta på olika saker, exempelvis prioriterade funktioner, målgrupper eller idéer för att ta tempen på vad som verkar viktigast.
Maria Duner, Digital analytiker
Tips för nybörjare
- Låt alla bekanta sig med verktyget först. Tekniken får inte bli ett hinder för att bidra. Skicka ut länken innan workshopen för att ge de som känner mest behov av förberedelser en chans att komma på banan i lugn och ro.
- Använd Miro under en incheckningsövning. Vi låter ofta deltagarna dokumentera sina förväntningar på workshopen genom att be dem skriva på post-its eller andra “lappar” i Miro. Då kommer de igång utan press på resultatet.
- I Miro finns en timerfunktion. Starta den när ni kör igång en övning så att alla vet och ser hur lång tid det är kvar tills ni “återsamlas och börjar prata igen”. Det skapar trygghet och transparens.
Nu är det bara att sätta igång, lycka till!
